Tessa Ham Career 21 sep 2021, 16:00

Leestijd: 3 minuten

4 tips om je ontplofte mailbox onder controle te krijgen

Het is voor de meeste van ons niet onze favoriete taak: e-mailen. Dat zorgt ervoor dat onze mailbox vaak wel wat liefde kan gebruiken. Dat is jammer, want dat kan een hoop stress opleveren. Is jouw inbox ook een ontplofte chaos? We delen vier handige tips om je mailbox op te ruimen.

Deze tips gaan je leven zo erg verbeteren.

Mailbox opruimen en organiseren

Blok na het lezen van dit artikel meteen een middag in je agenda om je mailbox eens goed te kunnen opruimen en organiseren.

1. Gebruik filters

Wist je dat je inbox filters kunt instellen waardoor bepaalde e-mails automatisch in bepaalde mappen terechtkomen? Welke filters je toepast, hangt helemaal af van jouw werk en jouw voorkeuren. Je kunt denken aan:

• Een map met mailtjes waar jij in de CC staat
• Een map waar al je nieuwsbrieven in terechtkomen
• Facturen-mapje, waar automatisch alle mails met het woord ‘factuur’ in komen

De opties zijn eindeloos. Let er wel op dat je niet te veel filters aanmaakt en de mapjes vergeet te checken.

2. Houd inbox zero aan

Voor mensen met duizenden mails in hun inbox, lijkt inbox zero (nul e-mails in je postvak-in) haast onbereikbaar. Maar inbox zero heeft een aantal voordelen. Het is niet alleen heel satisfying, maar als je nul e-mails in je inbox hebt, weet je ook zeker dat je elk mailtje hebt behandeld en niets over het hoofd hebt gezien.

Hoe begin je met deze enorme klus? Zet alle mails vanaf twee weken terug in een map ‘Backlog’ als je het spannend vindt om mails uit je inbox te halen. Overigens kun je de mails ook nog terugvinden als je ze gewoon archiveert, met de zoekfunctie.

3. Doe er meteen iets mee

Klik je vaak een mail aan, om vervolgens te beslissen dat je er ‘later wel iets meedoet’? Dat is niet alleen killing voor je productiviteit (je moet immers twee keer tijd vrijmaken om de mail te lezen), het is ook niet goed voor je stressniveau als je er vervolgens iets mee vergeet te doen.

Only Handle It Once geeft TIJDWINST.com als tip in hun eendaagse time management cursus. Als je een mail opent, heb je de volgende opties:

• Weggooien (als je zeker weet dat je er niets meer mee moet doen)
• Archiveren (dan kun je via de zoekfunctie de mail terugvinden)
• Het meteen doen (als het minder dan 2 minuten kost)
• Een taak van maken en op je to-do list schrijven (als het minder dan 30 minuten kost)
• Het in je agenda inplannen (als de taak langer dan 30 minuten duurt)

Op de één of andere manier denken we altijd dat de toekomstige versies van onszelf wel opeens op een magische wijze de tijd hebben om alle mails te beantwoorden die we nu voor ons uit schuiven. De harde waarheid: heb je nu het gevoel heel druk te zijn? Dan ben je dat volgende week en die week erna waarschijnlijk ook.

4. Plan in wanneer je jouw mail beantwoordt

Elke keer dat je een mail hoort binnenkomen, ben je afgeleid. Of je nou ‘m checkt of niet. Dat zorgt ervoor dat je veel minder makkelijk in een flow kunt komen en veel langer over een taak doet dan eigenlijk hoeft.

Spreek daarom twee of drie tijdstippen met jezelf af waarop je al je mail checkt en laat aan collega’s weten dat ze je kunnen bellen/appen/Slacken voor dringende zaken. Zorg ervoor dat je op deze momenten niet op je allercreatiefst bent. Die brein power kun je namelijk veel beter gebruiken.

Nog een laatste tip: check je mail niet meteen als je ‘s ochtends begint met werken. Op die manier laat jij jouw mailbox namelijk je agenda en to-do list bepalen. Het zorgt ook meteen voor een stressreactie. Bedenk voor jezelf wat je vandaag sowieso af wil hebben en begin daar je dag mee. Wees geen slaaf van je mailbox!

https://www.nsmbl.nl/e-mail-versturen-fouten/

Life Goals Mag